akteDie Akte ist der Mittelpunkt der Sachbearbeitung.
Hier werden die Stammdaten und die Beteiligten aufgenommen, Schreiben an die am Verfahren Beteiligten erstellt, E-Mails (sog. Quickmails) oder EGVP-Mails versandt, Gebühren erfasst, Kostenrechnungen erstellt und die Aktenbuchhaltung geführt.

Eine Übersicht über alle Verfahrensdaten kann als sog. Aktenstammblatt ausgedruckt werden.
verfahrensdatenBei der Neuanlage einer Akte über das Aktenregister wird automatisch die nächste Aktennummer angeboten und die Akte mit dem aktuellen Datum geöffnet. Danach sind die Verfahrensart und der Sachbearbeiter sowie die Bezeichnung der Sache und der Gegenstand einzutragen. Hierbei ist auch die Stellung des Mandanten im Verfahren anzugeben sowie ob der Mandant aktiv- oder passivlegitimiert und ob er vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Auch der Korrespondenz- bzw. Verkehrsanwalt sowie sein Aktenzeichen kann hier aufgenommen werden.
Es können beliebig viele Mandanten, Gegner, sonstige Beteiligte, deren Prozessbevollmächtigte sowie die zuständigen Gericht bzw. zuständigen Behörden aufgenommen werden einschließlich der jeweiligen Aktenzeichen. 

Hierbei werden zur Akte aber lediglich die Verknüpfungen mit der jeweiligen Adressdatenbank gespeichert und nicht die Adressen selbst. Dies hat den großen Vorteil, dass eine Adresse bei einer Änderung z.B. Wohnsitzwechsel nur in der Adressdatenbank (Adressenregister) geändert werden braucht, damit alle Akten, welche auf diese Adresse zugreifen, sofort die geänderte Adresse enthalten.
Jede Akte verfügt über ein Forderungs-, ein Sach- bzw. Akten- und ein Zeitkonto. Das Forderungskonto enthält die Haupt- und Nebenforderungen mit Angaben über Fälligkeit und Verzinsung sowie der näheren Bezeichnung als Text oder Katalognummer. Die Verzinsung wird bei jedem Aufruf der Akte neu berechnet und angezeigt. Das Sachkonto enthält die angefallenen Kosten, die Ein- oder Auszahlungen getrennt nach Mandanten und Gegenseite sowie die Auslagen. Im Zeitkonto sind die im Verfahren aufgewendeten Zeiten, die über die akteneigene Stoppuhr aufgenommen wurden, mit Angabe der Tätigkeit und des Sachbearbeiters enthalten.
kostenerfassungDie Kostenaufnahme erfolgt über je nach Verfahrensart unterschiedliche Eingabemasken oder - bei Zeithonorarvereinbarungen - über das Zeitkonto.
Durch das vorgeschaltete Preselect, in dem nur die Gebührenart wie Verfahrens- / Geschäfts-, Termins- und Einigungsgebühr sowie der Instanzenzug gewählt werden muss, ist die Kostenerfassung denkbar einfach.
Die Gebührenbeträge werden anhand der Preselect-Einstellungen automatisch ermittelt und sind nach Erscheinen der Eingabemaske bereits eingetragen. Ebenso die angefallenen Auslagen. Übersteigen die im Aktenkonto erfassten Telekommunikationsauslagen die Portopauschale, werden diese mit einer Auflistung anstelle der Pauschale angeboten.
Die aufgenommenen Kostenberechnungen werden auf dem Kostenkonto als reines Internum gespeichert und können daher jederzeit geändert oder ergänzt werden. Sie können zwar als Honorarrechnung oder Kostenfestsetzungsantrag ausgedruckt oder als Textbaustein in ein beliebiges Schreiben eingefügt werden.  Eingang in die Aktenbuchhaltung und damit verbunden die Sollstellung erfolgt nur bei einer Übernahme auf das Aktenkonto.
In Vollstreckungssachen werden mit nur einem Klick eine Forderungsaufstellung, der Zwangsvollstreckungsauftrag (neues Formular) oder die Formularanträge auf Erlass eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses für gewöhnliche Geldforderungen bzw. für Unterhaltsforderungen oder auf Erlass eines Durchsuchungsbeschlusses erstellt und mit den Daten aus der Akte automatisch ausgefüllt.

Diese Dokumente werden vom Programm an WORD übergeben, wo sie auf Vollständigkeit überprüft, ggf. ergänzt, ausgedruckt und in der Dokumentenverwaltung gespeichert werden können.
eda mahnMit einem einzigen Klick fertigt das Programm aus den bereits eingepflegten Daten vollständige MB-, VB- oder Neuzustellungsanträge, die nach der Signierung elektronisch an das Mahngericht übermittelt werden können. Voraussetzung hierfür ist:
  1. Registrierung beim zuständigen Mahngericht
  2. Internetzugang
  3. Installation des kostenlosen Governikus-Communikators Justiz
  4. Signaturkarte und Kartenlesegerät
  5. Freischaltung des Programmmoduls EDA-Mahn
texterstellungDas Programm enthält eine Reihe von Vorlagen, welche die Erstellung von Schreiben wesentlich erleichtern. Zu nennen sind hierbei der "vorgefertigte Brief", der bereits den Briefkopf, die Adresse, die Anrede, das Aktenzeichen, das Datum und den Betreff enthält, die Formulartexte, die Textbausteine und die Spezialformulare, ausgefüllt mit den Daten aus der Akte, die über die zahlreichen Platzhalter an der richtigen Stelle in das Dokument eingefügt werden.

Sie brauchen nur noch den Adressaten und den jeweiligen Formulartext bzw. Textbaustein oder das Formular wählen und das fertige Dokument erscheint in WORD, wo es ausgedruckt und in der Dokumentenverwaltung der Akte gespeichert werden kann.

dokumenteIn der Dokumentenverwaltung sind die zur Akte erstellten und gespeicherten digitalen Dokumente enthalten wie WORD-Dateien, Notizen, PDF-Dateien, Quickmails, importierte E-Mails, EGVP-Mails und sonstige Dateien wie Fotos und dgl..
Damit behalten Sie die Übersicht.


historieIn die Historientabelle werden automatisch alle wesentlichen Ereignisse im Laufe des Verfahrens aufgenommen. So haben Sie schnell einen Überblick über das Verfahren und die bisherigen wesentlichen Geschehnisse.


notizenNotizen werden in der Akte gesondert verwaltet.
Das Programm versteht hierbei Texte, die von allgemeiner Bedeutung im Verfahren sind, wie z.B. die Unfallschilderung in einer Unfallsache oder Anmerkungen zur Sachbearbeitung u.ä..

Notizen können ausgedruckt oder wie ein Textbaustein in andere Dokumente eingefügt werden.
quickmailUnter Quickmail versteht das Programm einen E-Mail-Editor, in welchem eine neue E-Mail geschrieben, mit Anhängen versehen und vom Programm aus direkt über das Standard-E-Mail-Programm versendet, ausgedruckt und zur Akte gespeichert werden kann.
Eine gespeicherte Quickmail kann jederzeit wieder aufgerufen und erneut z.B. an einen anderen Adressaten versendet werden.

Die Versendung erfolgt grundsätzlich im Standard-Textformat.
Wenn auf dem Rechner Outlook als Standard-E-Mail-Programm installiert und eingerichtet ist, wird die E-Mail im HTML-Format d.h. mit Textformatierungen versendet.
egvpmailEine EGVP-Mail ist eine Nachricht, die verschlüsselt und mit als Anlage beigefügten digitalen Schriftstücken an einen anderen EGVP-Inhaber elektronisch über den Governikus-Communicator Justiz geschickt werden kann. Von praktischer Bedeutung ist dies in Zwangsvollstreckungsverfahren, da annähernd alle Gerichtsvollzieher im Bundesgebiet über ein EGVP (elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) verfügen, so dass ihnen der ZV-Auftrag auf schnellstem Wege übermittelt werden kann.

Die Erstellung erfolgt über eine gesonderte Maske.

Der Adressat wird hierbei der Liste der EGVP-Nutzer-ID's entnommen.
scannenWenn Sie einen Twain-kompatiblen Scanner angeschlossen haben, können Sie direkt aus der Akte heraus Schriftstücke oder Bilder einscannen und als PDF-Datei zur Akte speichern.