akteDie Akte ist der Mittelpunkt der Sachbearbeitung.
Hier werden die Stammdaten und die Beteiligten aufgenommen, Schreiben an die am Verfahren Beteiligten erstellt, E-Mails (sog. Quickmails) oder EGVP-Mails versandt, Gebühren erfasst, Kostenrechnungen erstellt und die Aktenbuchhaltung geführt.

Eine Übersicht über alle Verfahrensdaten kann als sog. Aktenstammblatt ausgedruckt werden.
verfahrensdatenBei der Neuanlage einer Akte über das Aktenregister wird automatisch die nächste Aktennummer angeboten und die Akte mit dem aktuellen Datum geöffnet. Danach sind die Verfahrensart und der Sachbearbeiter sowie die Bezeichnung der Sache und der Gegenstand einzutragen. Hierbei ist auch die Stellung des Mandanten im Verfahren anzugeben sowie ob der Mandant aktiv- oder passivlegitimiert und ob er vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Auch der Korrespondenz- bzw. Verkehrsanwalt sowie sein Aktenzeichen kann hier aufgenommen werden.
Jede Akte verfügt über ein Forderungs-, ein Sach- bzw. Akten- und ein Zeitkonto. Das Forderungskonto enthält die Haupt- und Nebenforderungen mit Angaben über Fälligkeit und Verzinsung sowie der näheren Bezeichnung als Text oder Katalognummer. Die Verzinsung wird bei jedem Aufruf der Akte neu berechnet und angezeigt. Das Sachkonto enthält die angefallenen Kosten, die Ein- oder Auszahlungen getrennt nach Mandanten und Gegenseite sowie die Auslagen. Im Zeitkonto sind die im Verfahren aufgewendeten Zeiten, die über die akteneigene Stoppuhr aufgenommen wurden, mit Angabe der Tätigkeit und des Sachbearbeiters enthalten.
Es können beliebig viele Mandanten, Gegner, sonstige Beteiligte, deren Prozessbevollmächtigte sowie die zuständigen Gericht bzw. zuständigen Behörden aufgenommen werden einschließlich der jeweiligen Aktenzeichen. 

Hierbei werden zur Akte aber lediglich die Verknüpfungen mit der jeweiligen Adressdatenbank gespeichert und nicht die Adressen selbst. Dies hat den großen Vorteil, dass eine Adresse bei einer Änderung z.B. Wohnsitzwechsel nur in der Adressdatenbank (Adressenregister) geändert werden braucht, damit alle Akten, welche auf diese Adresse zugreifen, sofort die geänderte Adresse enthalten.
kostenerfassungDie Kostenaufnahme erfolgt über je nach Verfahrensart unterschiedliche Eingabemasken oder - bei Zeithonorarvereinbarungen - über das Zeitkonto.
Durch das vorgeschaltete Preselect, in dem nur die Gebührenart wie Verfahrens- / Geschäfts-, Termins- und Einigungsgebühr sowie der Instanzenzug gewählt werden muss, ist die Kostenerfassung denkbar einfach.
Die Gebührenbeträge werden anhand der Preselect-Einstellungen automatisch ermittelt und sind nach Erscheinen der Eingabemaske bereits eingetragen. Ebenso die angefallenen Auslagen. Übersteigen die im Aktenkonto erfassten Telekommunikationsauslagen die Portopauschale, werden diese mit einer Auflistung anstelle der Pauschale angeboten.
Die aufgenommenen Kostenberechnungen werden auf dem Kostenkonto als reines Internum gespeichert und können daher jederzeit geändert oder ergänzt werden. Sie können zwar als Honorarrechnung oder Kostenfestsetzungsantrag ausgedruckt oder als Textbaustein in ein beliebiges Schreiben eingefügt werden.  Eingang in die Aktenbuchhaltung und damit verbunden die Sollstellung erfolgt nur bei einer Übernahme auf das Aktenkonto.