Wenn beim Speichern von aus MANDANTwin heraus erstellten Dokumenten in WORD die Meldung "Es ist ein Fehler aufgetreten beim Speichern des Dokuments" erscheint, passen Sie die Speichermethode für Dokumente in WORD an, so dass diese standardmäßig im Format "Word-Dokument (*.docx)" gespeichert werden.
 

Wenn Sie in der Buchhaltung die Zahlung eines Vorschusses neu buchen und auf das Aktenkonto übernehmen, wird die Zahlung im Aktenkonto als Nettobetrag und als USt-Betrag eingetragen, wenn Sie im Buchungstext "Vorschuss" eingegeben hatten. Diese beiden Eintragungen im Aktenkonto werden bei einer späteren Änderung des Eintrags in der Buchhaltung nicht aktualisiert, sondern das Aktenkonto enthält in diesem Fall automatisch zwei neue Einträge zu den bereits vorhandenen.

Bei der Erstellung der endgültigen Honorarabrechnung an den Mandanten wird der Vorschuss dementsprechend verrechnet und in 2 Beträgen ausgewiesen.
Ab Version 3.8.3.2 (05.08.2020).

Beispiel: Buchung der Zahlung des Vorschuss von 238,- € in der Buchhaltung

rechnung























So würde dann die Rechnung die Rechnung an den Mandanten aussehen. 


 

Ab 01.07.2020 gilt voraussichtlich für die Dauer von 6 Monaten ein MwSt-Satz von 16 % anstelle 19 %.
Rufen Sie im Programm die "Grundeinstellungen" auf und dort "Allgemein" und ändern Sie den MwSt-Satz auf 16 ab. Danach erscheint eine Abfrage, ob auch der Kontenplan entsprechend angepasst werden soll.

Nach Rückkehr zum "alten" MwSt-Satz verfahren Sie bitte entsprechend.

Das Programm ist mit einer Fehlerroutine ausgestattet, welche Art und Ort des Auftretens protokolliert und in der Datei "error.log" speichert. Diese Datei befindet sich im Programmverzeichnis von MANDANTwin - standardmäßig ist dies der Ordner "C:\MWIN".

Tritt ein Fehler bei der Programmausführung auf, kann dieser Protokolldatei entnommen werden, in welchem Programmteil und in welcher Zeile dieser Fehler aufgetreten und von welcher Art er ist.
Um auszuschließen, dass es sich um einen Fehler im System oder Speicher des Rechners handelt, ist der Rechner neu zu booten und dieselbe Aktion noch einmal auszuführen.
Tritt derselbe Fehler an gleicher Stelle wieder auf, versuchen Sie bei der Mehrplatzversion diese Aktion auch auf einem anderen Rechner auszuführen.

Tritt auch dort der gleiche Fehler auf, melden Sie den Fehler sofort dem MANDANTwin-Support und fügen der Mail die Datei "error.log" bei.

Wenn Sie Outlook ordnungsgemäß installiert hatten und beim Starten von MANDANTwin die Meldung erscheint "Keine Verbindung zu Outlook", sollten Sie MANDANTwin immer als Administrator ausführen.

Um dies generell festzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das MANDANTwin-Symbol auf dem Desktop und wählen Sie "Eigenschaften" und "Kompatibilität" und markieren Sie dort "Programm als Adminstrator ausführen".

Beenden Sie dann mit "OK".

Schriftsätze sind ab 01.07.2019 via beA im sog. durchsuchbaren PDF/A-Format an das Gericht zu übermitteln. Die unter MANDANTwin in WORD erstellten Dokumente, die über die Funktion "DOC nach PDF" in das PDF-Format umgewandelt werden, entsprechen diesem Format (Pdf-Version1.4).

 

Anders ist es jedoch bei den über die TWAIN-Schnittstelle in MANDANTwin eingescannten und als PDF gespeicherten papierenen Schriftstücke, da die Schnittstelle nur das einfache PDF-Format (Pdf-Version 1.2) liefern kann, denn zur Umwandlung ist eine OCR-Software (Optical Character Regognition) erforderlich, welche die Grafik in Text umwandelt. Eine solche OCR-Software ist in MANDANTwin nicht enthalten und wird auch künftig – allein schon wegen des Preises – nicht enthalten sein.

Daher müssen die in der Akte als PDF-Dateien eingescannten und in der PDF-Version 1.2 gespeicherten Dateien in die Version 1.4 oder höher umgewandelt und wieder gespeichert werden, damit sie als durchsuchbare Anlagen ihren Schriftsätzen beigefügt werden können.

Dies kann mit Hilfe des Programms "Acrobat Pro DC" geschehen – siehe https://acrobat.adobe.com/de/de/acrobat/how-to/ocr-software-convert-pdf-to-text.html.

Statt des durchsuchbaren PDF-Formats kann über die Scanner-Schnittstelle in MANDANTwin ein Dokument auch im TIFF-Format (siehe https://www.itu.int/itudoc/itu-t/com16/tiff-fx/docs/tiff6.pdf) übermittelt werden (siehe hierzu https://justiz.de/elektronischer_rechtsverkehr/doku/bmjv_bekanntmachung_5_ervv_ervb_2018.pdf).
Das eingescannte Dokument ist dann nicht als PDF-Datei, sondern als TIFF-Datei zu speichern.

Wenn Sie einen modernen Scanner mit integrierter OCR-Software besitzen, die das eingescannte Dokument als Textdokument erkennen, die Grafik in einem Arbeitsgang mit dem abgebildeten Text unterlegen und im durchsuchbaren PDF/A-Format speichern kann, wird die nachstehende Ersatzlösung empfohlen, da sich diese Software leider nicht über die TWAIN-Schnittstelle von MANDANTwin ansteuern lässt .

Legen Sie ein Ordner "Scan" an und geben Sie diesen Ordner als Zielordner bei den Einstellungen im Scanner an. Scannen Sie die Dokumente und speichern Sie sie in der durchsuchbaren Form in diesem Ordner.

Öffnen Sie nach Abschluss der Scans in MANDANTwin den "ePosteingang" und ziehen Sie dann die jeweiligen OCR-PDF's mit Drag'n'Drop in die ePostliste, wobei Sie sie der jeweiligen Akte zuordnen.

 

 

Immer mehr Anwender wenden sich nach der Installation von Office 2016 64-Bit wegen Problemen mit Outlook Hilfe suchend an den MANDANTwin-Support. Quickmails können nicht mehr über Outlook versandt, keine E-Mails aus Outlook in die Akte oder neue Termine in den Outlook-Kalender übernommen werden. So auch Rechtsanwalt Oswald S., der schließlich auf unsere Empfehlung hin auf die 32-Bit Version von Office 2016 umgestiegen ist.

Hierzu erhielten wir nun seine Meldung:
"... ich habe mir gestern Abend noch die Mühe gemacht, Office 2016 zu deinstallieren, den Rechner neu zu starten und Office 2016 in der 32 Bit Version zu installieren.
Ich bin in dieser Maßnahme dadurch bestärkt worden, dass im Internet viele User darauf hinweisen, dass selbst Microsoft die Installation der 64 Bit Version nicht empfiehlt.
Offenbar hat dies seinen guten Grund, da ich nun die Kalendereinträge (Termine) wieder ohne Probleme in Outlook übernehmen und sofort nach der Übernahme bearbeiten kann.
Ich möchte mich daher sehr herzlich für Ihre Unterstützung bedanken und kann nur jedermann empfehlen, die Finger von der 64 Bit Version des Microsoft Office 2016 zu lassen."

NAS (Network Attached Storage - englisch für netzgebundener Speicher) wird häufig eingesetzt, um ohne hohen Aufwand unabhängige Speicherkapazität in einem lokalen Rechnernetz (LAN) bereitzustellen. NAS kann unter MANDANTwin als Speicherort für die MANDANTwin-Datenbanken (MWINDATA-Ordner) überhaupt nur genutzt werden, wenn das NAS "shared open" und die "locking" Funktionen, insbesondere das "record-locking",  beherrscht und den Anforderungen entsprechend richtig konfiguriert wird. Dies ist mit dem Hardware-Lieferanten bzw. Systembetreuer abzuklären, bevor ein NAS eingesetzt wird.

Da NAS zur Hardware gehört, fällt die Einrichtung und der Betrieb nicht unter den MANDANTwin-Support.
Unsererseits wird daher vom Einsatz eines NAS als Server anstelle eines Windows10-Rechners abgeraten.

Die von MANDANTwin verwendete Zugriffsmethode für Datensätze einer Datei, die sowohl (sortiert) sequentiellen als auch wahlfreien (random) index-basierten Zugriff zulässt, sog. Index Sequential Access Method (ISAM), wird von Cloud-Systemen nicht unterstützt. Daher können die MANDANTwin-Datenbanken nicht in die Cloud verlagert werden.
Unbeschadet hiervon kann die Cloud als Sicherungsmedium genutzt werden.

Die Aufzeichnungen einer Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG müssen so klar und vollständig sein, dass sie einem sachverständigen Dritten in vertretbarer Zeit den Umfang der Einkünfte plausibel machen. Nur bei Vorlage geordneter und vollständiger Belege verdient eine Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG Vertrauen und kann für sich die Vermutung der Richtigkeit in Anspruch nehmen. Es gelten daher die Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG i.V.m. §§ 63 ff. UStDV. Diese setzen voraus, dass die Betriebseinnahmen und die Betriebsausgaben durch Belege nachgewiesen werden. 

Einnahmen sind hierbei einzeln und zeitnah aufzuzeichnen. Rechtsanwälte, die i.d.R. den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, sind daher verpflichtet, die ihrer Gewinnermittlung zugrunde liegenden Belege und die dazugehörigen Buchungsdateien aufzubewahren. Kopieren Sie deshalb nach Abschluss des Buchungsjahres die Dateien BUCHXX.DBF, BUCHXX.CDX, ABSCHXX.DBF, ABSCHXX.CDX, KONTENXX.DBF und KONTENXX.CDX sowie das Nur-Lesen-Buchungsprogramm BP32.EXE von unserer Downloadseite auf eine CD/DVD und bewahren diese zusammen mit den Belegen und Kontoauszügen sicher auf. 

Viele Anwender wollen ihre Hardware auf Windows 10 - Rechner (32 oder 64 Bit) umstellen. Damit stellt sich für sie die Frage, wie transferiere ich meine Daten und installiere MANDANTwin auf dem neuen Rechner.

Eine kurze Anleitung finden Sie hier.
Viele Anwender wollen ihre Hardware auf Windows 10 - Rechner umstellen. Damit stellt sich für sie die Frage, wie transferiere ich meine Daten auf den neuen Server und installiere MANDANTwin auf den neuen Rechnern.
Eine kurze Anleitung finden Sie hier.
Wie Sie von Ihrer bisherigen Einzelplatzversion (MWin SE) nach Erwerb der Mehrplatzversion Ihre Daten übernehmen können, finden Sie hier.
Es bestehen keinerlei Einschränkungen für den Einsatz handelsüblicher Spracherkennungssoftware, sofern sie kompatibel zu MS Office (WORD) sind.
Immer wieder erhalten wir Meldungen, dass der Aufruf bzw. die Ausführung des Programms sehr viel Zeit benötigt. Die Ursache hierfür ist der beim Anwender installierte Virenscanner und seine Echtzeitüberwachung.

Um solche völlig überflüssigen Überprüfungen im sog. Echtzeitschutz auszuschalten, enthalten die Virenschutzprogramme die Möglichkeit, bestimmte Verzeichnisse von dieser Überwachung auszunehmen.

Wie Sie eine solche Ausnahme eintragen, soll anhand eines Beispiels am Windows Defender Schritt für Schritt gezeigt werden.

Entsprechendes gilt auch für das Datenverzeichnis \mwindata auf dem Server, in dem sich die Datenbanken befinden. Auch dieses sollte als Ausnahme eingetragen werden.
Die Microsoft-Serverbetriebssysteme Windows Server (ab 2000) verwenden standardmäßig eine Microsoft eigene Besonderheit: das sog. opportunistic locking.
Um Probleme beim Einsatz der MANDANTwin-Datenbank-Dateien (DBF- und CDX-Formate) zu vermeiden, muss das opportunistic locking ausgeschaltet sein.
Nachdem sich Anwender nach dem Umstieg von einem XP- auf einen Windows 7 bzw. 8-Rechner hilfesuchend an den Support gewandt hatten, dass weder die graphischen Auswertungen angezeigt würden noch der Aufruf des Scanners vom Programm aus funktioniere, mussten wir bei der Fernwartung feststellen, dass das Programm nicht von einer CD installiert, sondern einfach vom alten Rechner kopiert worden war.

Damit fehlten folglich auch die erforderlichen Registrierungs-Einträge in der Windows-Registry. Nachdem sich diese Fälle in letzter Zeit häuften, überprüft das Programm ab der Version 3.6.2.4 nach dem Start die Einträge in der Registry und meldet das Fehlen mit dem Hinweis, dass das Programm nicht von der CD installiert wurde. In diesem Fall werden die graphischen Auswertungen sowie die Schnittstelle zum Scanner nicht funktionieren.

Wenn Sie darauf keinen Wert legen, lassen Sie diese Meldung unbeachtet (nicht empfohlen!).

Andernfalls müssen Sie die Programm-Installation für diesen Arbeitsplatz mit der letzten Ihnen vorliegenden (Update-)CD durchführen. Haben Sie keine CD der Version 3.6, sichern Sie vorher die vorhandene "mwin.exe", führen dann die "Programm-Neuinstallation" von der CD aus durch und überschreiben danach die installierte "mwin.exe" mit der gesicherten.

Wenn Outlook in Quickmail nicht automatisch erkannt wird, liegt es vermutlich an einer alten Einstellung des internen Schalters "nicht mit Outlook" in der Quickmailmaske.
quickmail1Sie erkennen dies daran, dass in dem Feld "versenden über das E-Mail-Konto" nur "<Standardkonto>" angezeigt wird.

Markieren Sie nun das Feld "nicht mit Outlook" und entfernen Sie diese Markierung wieder. Damit wird die Einstellung des internen Schalters aufgefrischt und für die Zukunft gespeichert. Diesen Vorgang wiederholen Sie auf jedem Arbeitsplatz, bei dem Outlook ebenfalls nicht automatisch erkannt wird.
Die Anpassung der mit dem Programm mitgelieferten Standardtexte wie z.B. Kostenrechnung, Kostenfestsetzungsanträge usw. bereitet manchem neuen Anwender anfangs Schwierigkeiten. Dabei ist es wirklich sehr einfach. Allerdings werden einige Kenntnisse im Umgang mit WORD vorausgesetzt.

Eine kurze Anleitung finden Sie hier.
Das Problem mit einer OUTLOOK-Schnittstelle in MANDANTwin besteht darin, dass die Zugriffsmöglichkeiten aus anderen Programmen heraus von der installierten OUTLOOK-Version abhängig sind. Daher  verhält sich MANDANTwin je nach installierter OUTLOOK-Version unterschiedlich.

OUTLOOK 98, 2000, 2002 und 2003 Quikmails können nur als NUR-TEXT, d.h. ohne Textformatierungen versendet werden.

OUTLOOK 2007 und höher Quickmails können sowohl unformatiert als NUR-TEXT als auch formatiert im HTML-Modus versendet werden.

  • NUR-TEXT-Versand Markieren Sie "nicht mit Outlook versenden"
  • HTML-Modus Um Quickmails formatiert versenden zu können, muss eine Konvertierungsdatei namens "html32.cnv" im Verzeichnis C:\Program Files (x86)\Common Files\Microsoft Shared\TextConv\ vorhanden sein. Diese Datei wird in der Regel bei der Installation von Microsoft Office dort abgelegt. Sollte sie nicht vorhanden sein, kann sie aus dem Internet heruntergeladen werden. Ist diese Konvertierungsdatei vorhanden, wird der Text aus Quickmail in HTML-Code umgewandelt. Hierbei ist zu beachten, dass ein harter Zeilenumbruch (ENTER) in HTML als neuer Absatz behandelt wird, was zu unschönen großen Zeilenabständen führt. Um dies zu vermeiden, benutzen sie in Quickmail besser den weichen Zeilenumbruch (SHIFT+ENTER). Sollte "html32.cnv" nicht vorhanden sein, wird die Quickmail automatisch als NUR-TEXT d.h. unformatiert über den Standard-E-Mail-Browser versendet. In Outlook erscheint zudem zuvor eine WARNUNG, dass "Datei: nicht geladen werden konnte".

dragdataUm z.B. Dateien aus anderen Verzeichnissen zur Akte zu speichern, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie den Ordner mit der zu übernehmenden Datei im Windows-Explorer und in der Akte Ordner  "Dateien zur Akte" und ziehen Sie die Datei mit Drag 'n' Drop in den geöffneten Ordner "Dateien zur Akte".
Mit Drag 'n' Drop können Sie auf diese Weise auch E-Mails aus ihrem E-Mail-Programm zur Akte übernehmen.

Um WORD-Dokumente in die Dokumentenliste zu übernehmen, wählen Sie in der Akte im Auswahlbereich unter "Dokumentenverwaltung" den Menüpunkt "WORD-Dokumente". Ziehen Sie dann mit der Maus diese(s) WORD-Dokument(e) aus "Dateien zur Akte" in die Dokumentenliste hinüber. Die Dokumente sind dann in der Dokumentenliste wie auch in der Pdf/Doc(x)/Mails/alle Dateien-Liste sichtbar.